Vielfalt überfordert Mitarbeiter

Bei der Ausstattung des Digital Workplace kommen meist die unterschiedlichsten Systeme verschiedener Anbieter zum Einsatz. Der Funktionsumfang dieser Anwendungen wird immer größer, sodass es häufig zu Überschneidungen kommt. Am besten ist es, wenn die Systeme so konsolidieren kann, dass jedes eindeutig positioniert werden kann. Es gibt dann idealerweise für jeden Anwendungsfall genau eine passende Anwendung.

So ist es in der Realität leider nicht. Häufig gibt es mehrere Tools, die für die gleiche Aufgabenstellung genutzt werden können. Das verwirrt Mitarbeiter und im ungünstigsten Fall nutzt die Mitarbeiter verschiedene Systeme. Eine diversifizierte Systemlandschaft ist das Ergebnis. Verwirrung und eine hohe Komplexität, die so entsteht, ist nicht gerade förderlich für die Transformation im Unternehmen.

Ein klares Konzept für die Umsetzung.

Wie soll man also mit dieser Herausforderung umgehen. Ein gutes Rezept ist auch beim Kochen der beste Weg zum Erfolg. So spielt dies auch beim Digital Workplace eine große Rolle. Man plant heute natürlich nicht auf der grünen Wiese. Dennoch kann man ein klares Zielbild entwickeln, wo es hingehen soll.

Man sollte sich also beim Konzept schon Gedanken machen, welche Aufgaben die einzelnen Tools haben. Am besten wählt man einen Anbieter aus und nutzt nur dessen Produkte. So vermeidet man Überschneidungen und die Integration ist auch besser.

Funktionen abschalten

Muss man doch Anwendungen verschiedener Anbieter einsetzen, sollte man versuchen die Produkte so einzurichten, dass es keine Überscheidungen bei der Funktionalität gibt. Als Ergebnis sollte es dann jedenfalls eine Positionierung geben, die aufzeigt welches System/Tool welche Aufgabe hat und wie man das bei der Umsetzung berücksichtigen kann.

Grundsätzlich möchte man natürlich den Mitarbeitern die Nutzungsoffenheit bieten, die solche Tools ja auch erlauben. Allerdings überfordert man die meisten Mitarbeiter häufig damit, wenn man die Tools einfach ohne Hilfestellung zur Verfügung stellt.

Nutzungsszenarien

Nun könnte man einfach diese Positionierungsliste den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Ich denke aber, dass dies kein guter Ansatz ist. Auch wenn es für uns, die diese Systeme einführen, selbstverständlich ist, fehlt vielen Mitarbeitern das Vorstellungsvermögen um damit umgehen zu können.

Ich schlage deshalb vor Nutzungsszenarien zu den verschiedenen Anwendungen zu erstellen. Diese leiten sich idealerweise von den Aufgaben der Mitarbeiter ab. Zu den wichtigsten Aufgaben erstellt man dann kurze Beschreibungen, die Aufzeigen wie man diese am besten mit den vorhandenen Tools lösen kann.

Diese Beschreibung helfen dabei etwas auszuwählen, was den Mitarbeitern bei der Lösung Ihrer Aufgaben hilft. So ergibt sich dann schnell eine positive Nutzererfahrung, die dafür sorgt, dass die Tools auch angenommen werden und der Wandel mitgegangen wird.

Kommunikation und Support

Hat man die Nutzerszenarien entwickelt, sollte man auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter diese kennenlernen. Dazu reicht es nicht dazu einen Beitrag im Intranet zu publizieren. Die Kommunikation dazu sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen.

Support und Beratung

Kommunizieren alleine genügt aber meiner Meinung nach nicht. Mitarbeiter und Abteilungen sollten die Möglichkeit haben Fragen zu stellen oder sich beraten zu lassen. Ich habe schon häufig erlebt, dass Anforderungen und Lösungen verfügbar waren, aber die Mitarbeiter einfach keine Kenntnis davon hatten.

Eine Digital Workplace Hotline ist sicherlich eine gute Möglichkeit das Thema in das Unternehmen zu bringen. Auf jeden Fall ist es positives Signal an die Mitarbeiter, dass Sie nicht alleine gelassen werden.

Es ist sicherlich sinnvoll Geschäftsbereiche auch pro-aktiv anzusprechen. Vielfach denken diese nicht daran sich mit den neuen Tools zu beschäftigen und haben einen Workaround für sich gefunden. Unzufrieden damit, sind Sie meist offen für ein Beratungsgespräch.

Eher auf der Bremse

Häufig wird alles gleichzeitig in den Ring geworfen. Das ist einfach zu viel auf einmal. Mit viel Pesch erzeugt die Überforderung dann deutlichen Widerstand. Man sollte also eine Roadmap erstellen, die eine Einführungsgeschwindigkeit hat, mit der man die Mitarbeiter mitnehmen kann. So kann man sich auch um alle Stakeholder richtig betreuen und läuft auch nicht Gefahr selbst überfordert zu werden.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.